Para fazer um recibo de pagamento, escreva quem pagou, quem recebeu, o valor em números e por extenso, o motivo do pagamento, a data, o local e a assinatura de quem recebeu. Com esses itens, o documento prova que a dívida foi quitada, e é para isso que ele serve.
O que é um recibo de pagamento e para que serve?
É o documento em que quem recebeu um valor declara que o recebeu. Juridicamente ele é uma quitação: prova que o devedor cumpriu a obrigação de pagar. Sem ele, quem pagou pode ter de provar o pagamento de outra forma, ou até pagar duas vezes.
O Código Civil dá a quem paga o direito à quitação regular e permite reter o pagamento enquanto ela não for entregue (art. 319). Portanto, pedir recibo não é desconfiança: é um direito.
Quais dados o recibo deve ter por lei?
O art. 320 do Código Civil diz que a quitação por escrito deve designar:
- o valor e a espécie da dívida quitada;
- o nome do devedor, ou de quem pagou por conta dele;
- o tempo e o lugar do pagamento;
- a assinatura do credor ou de seu representante.
O mesmo artigo traz uma ressalva: a quitação sem alguns desses requisitos ainda vale se as circunstâncias mostrarem que houve pagamento. Mesmo assim, o melhor é preencher tudo, porque o recibo serve justamente para não depender de interpretação.
Como escrever o valor e o motivo do pagamento?
Escreva o valor em algarismos e também por extenso. Confira se os dois dizem a mesma coisa: divergência entre eles gera dúvida sobre quanto foi pago. A dupla escrita também dificulta alterações no documento.
No motivo, seja específico: "referente à segunda parcela do serviço de fotografia do evento de 14/09" diz muito mais do que "referente a serviços". Se o recibo cita o contrato ou o orçamento, o vínculo fica claro.
O recibo é para pagamento total ou parcial?
Diga qual dos dois. Em um pagamento parcial, escreva o valor recebido, o total da dívida e o saldo restante. Isso evita que um recibo de entrada seja entendido como quitação do todo.
Quando o pagamento é feito em parcelas periódicas, a lei traz uma presunção útil: o recibo da última parcela faz presumir que as anteriores foram pagas (Código Civil, art. 322). É uma presunção, não uma certeza, então guarde também os recibos anteriores.
Como o recibo se encaixa com contrato e orçamento?
O recibo é o último passo de uma cadeia. O orçamento mostra o valor proposto, o contrato de prestação de serviços fixa as condições e o recibo de pagamento registra cada quitação. Quem trabalha por projeto pode emitir um recibo por parcela.
Para freelancers, a página modelo de contrato para freelancer mostra como organizar essas etapas. Quem faz eventos pode ver o modelo para fotógrafo.
Pagamento por Pix, dinheiro ou cheque muda alguma coisa?
O recibo é o mesmo, mas convém registrar a forma de pagamento. Em dinheiro, o recibo é praticamente a única prova, então vale ter duas vias assinadas. No Pix ou na transferência, guarde o comprovante junto, pois ele mostra data, valor e conta de origem.
No pagamento por cheque, o pagamento só se confirma quando o cheque é compensado. Se o recibo for emitido na entrega do cheque, escreva "sujeito à compensação".
Recibo vale como prova na Justiça?
Vale como prova documental. Se for contestado, o juiz avalia o conjunto: recibo assinado, comprovante bancário, mensagens e testemunhas. O Código Civil também prevê que a entrega do título original ao devedor faz presumir o pagamento (art. 324).
A prova fica mais forte quando o recibo é claro, assinado e acompanhado de outros registros. Um recibo genérico, sem referência ao que foi pago, é mais fácil de questionar.
Quem deve guardar o recibo e por quanto tempo?
Quem pagou guarda o original, e quem recebeu guarda uma cópia. Para dívidas comuns, o prazo de prescrição da cobrança de dívidas líquidas é de cinco anos (Código Civil, art. 206, §5º, I); manter o recibo por esse período, ao menos, é prudente. Para fins fiscais e trabalhistas há prazos próprios, que um contador pode orientar.
Como emitir um recibo agora?
Você pode preencher o assistente do recibo de pagamento, que organiza os dados, mostra a prévia do texto e gera o arquivo para imprimir e assinar. Antes de assinar, confira nome, CPF ou CNPJ, valor, data e motivo.
Se quem recebe é empresa ou presta serviço como atividade, verifique com um contador se também deve emitir nota fiscal: o recibo não a substitui.
Que erros tornam o recibo frágil?
Os mais comuns são recibo sem data, sem identificação de quem pagou, com motivo genérico ("referente a serviços"), sem assinatura e com rasuras. Também enfraquece o documento quando ele é emitido antes do dinheiro cair: só dê a quitação depois de confirmar o recebimento.
Se errar, não rabisque. Faça um novo recibo e inutilize o antigo, para que não existam dois documentos diferentes circulando.
Quando o recibo é assinado por outra pessoa?
A quitação pode ser dada por representante do credor, desde que ele tenha poderes para receber (Código Civil, art. 320). Se a pessoa que assina não é quem recebe a dívida, anexe a procuração ou a autorização por escrito. Em empresas, assina quem tem poderes pelo contrato social.
Em resumo: um recibo bem feito leva poucos minutos e evita meses de discussão. Faça-o no mesmo dia do pagamento, enquanto todos lembram dos detalhes.